Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При использовании отпуска по частям каждая часть отпуска предоставляется за соответствующий рабочий год. Определять «фактический» период работы, соответствующий предоставленной работнику части отпуска, и указывать этот период в каком-либо документе не требуется.

Обоснование вывода:
Ежегодный отпуск предоставляется работнику за рабочий год. Такой вывод следует из норм трудового законодательства (части первой ст. 122, части третьей ст. 124, части второй ст. 126, абзаца пятого части второй ст. 137 ТК РФ, п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом Труда СССР 30.04.1930 N 169). Именно рабочий год следует указывать в соответствующей графе формы N Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

По истечении шести месяцев непрерывной работы работник получает право на использование отпуска за первый год работы (часть вторая ст. 122 ТК РФ), а не на отпуск за полгода. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск при этом предоставляется работнику в полном размере — 28 календарных дней, если законом не установлена большая продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Если сотрудник берет отпуск меньшей продолжительности, чем ему положено ежегодно (например 7 календарных дней), то это означает, что ежегодный отпуск был разделен по соглашению сторон на части и сотрудник использовал часть отпуска (ст. 125 ТК РФ). Законодательством не установлено, что в этом случае часть отпуска предоставляется не за рабочий год, а за иной («фактически отработанный») период времени. Поэтому даже при использовании отпуска по частям каждая часть отпуска будет предоставляться за соответствующий рабочий год.

Информация об отпусках отражается работодателем в приказах о предоставлении отпусков и графике отпусков (формы N Т-6 и Т-7). Кроме того, учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период его работы в организации, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника (форма N Т-2). Ни в одном из этих документах не отражается информация о «фактических» (не совпадающих с рабочим годом) периодах работы, соответствующих предоставляемым работнику частям ежегодных отпусков. Какого-либо документа, в котором бы отражалась такая информация, нормативными актами не предусмотрено. Разумеется, работодатель вправе самостоятельно разработать такой документ и порядок его заполнения. Однако по вышеизложенным основаниям документирование этих сведений не будет иметь юридического значения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Морозов Иван

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Александров Алексей