Как следует из п. 1 ст. 252 НК РФ, в целях гл. 25 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Каким образом можно обосновать и, главное, как правильно документально подтвердить произведенные расходы?

Пунктом 1 ст. 255 НК РФ предусмотрено, что в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, связанные с режимом работы или условиями труда, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Согласно ст. 91 ТК РФ рабочее время — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые относятся к рабочему времени в соответствии с законодательством. Рабочим местом является место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ).

На основании перечисленных норм можно сделать вывод, что в целях уменьшения налоговых рисков, связанных с отнесением на расходы «заграничной» зарплаты директора, необходимо, во-первых, предусмотреть в трудовом контракте, что рабочее место будет находиться как на территории РФ, так и на территории иностранного государства, а во-вторых, запастись документами, подтверждающими, что директор находился за границей не на отдыхе (лечении), а исполнял трудовые обязанности. Например, такими документами могут служить распечатки телефонных переговоров (из которых будет видно, что директор звонил в компанию), документы, подтверждающие, что директор принимал участие в переговорах, выставках, презентациях, тематика которых непосредственным образом связана с деятельностью компании.

В арбитражной практике есть пример, где в аналогичной ситуации судьи поддержали налогоплательщика, — Постановление ФАС СЗО от 17.04.2013 N А13-6626/2012. Обращаем ваше внимание на документы, которые помогли организации (хлебокомбинату) обосновать расходы на оплату труда генерального директора, который руководил предприятием из-за границы.

Трудовым договором директора предусмотрена как пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — субботой и воскресеньем, так и работа с ненормированным рабочим днем. Время присутствия на работе, необходимость работы за пределами места нахождения организации, в том числе за пределами РФ, режим рабочего времени определяются генеральным директором самостоятельно, исходя из производственных нужд, стоящих перед организацией, текущих задач и обязанности исполнения возложенных на генерального директора функций.

В подтверждение осуществления генеральным директором трудовой деятельности в период пребывания за рубежом представлены распечатки счетов за телефонные переговоры между Россией (рабочие телефоны организации) и иностранным государством (стационарный и сотовый телефоны директора). Кроме того, представлены фотографии «иностранных» кондитерских изделий, копии буклетов кондитерских изделий и технологического оборудования (с переводом), данные о собственной продукции, в производстве которой использована «иностранная» рецептура.

Судьи признали несостоятельным довод налогового органа, что отсутствие генерального директора на рабочем месте в период его нахождения за пределами РФ свидетельствует о необоснованности спорных расходов.

Л.Е. Тимофеева,
эксперт журнала «Актуальные вопросы
бухгалтерского учета и налогообложения»