Признание или непризнание инспекторами мобильного офиса обособленным подразделением зависит от вида используемого транспортного средства и готовности компании отстаивать свою позицию в налоговом споре.

В последнее время многие компании активно используют мобильные офисы в целях увеличения прямых продаж, улучшения качества обслуживания клиентов, а также для проведения выездных совещаний, деловых встреч с коллегами и партнерами из других городов и регионов. В крупных населенных пунктах такие объекты достаточно часто используют консалтинговые компании, ломбарды, букмекерские конторы, фирмы, специализирующиеся на продаже недвижимости или на выездной торговле пищевой продукцией.

Мобильные офисы могут создаваться как на базе самоходных транспортных средств (ТС) (автомобилей, автобусов, микроавтобусов), так и на базе несамоходных ТС (вагончиков и контейнеров на колесах, трейлеров), «перебрасываемых» разными видами движимого транспорта. Все необходимые функции в мобильном офисе обычно возложены на одного или двух менеджеров. Они предоставляют потенциальным клиентам информацию, заключают договоры и прочее.

Однако у фирмы, которая имеет мобильные офисы, могут возникнуть вопросы с юридической и налоговой точек зрения. Чем являются данные объекты во внутренней структуре компании: филиалами, представительствами или иными обособленными подразделениями? Возможны ли проблемы при налоговых проверках и административная ответственность?

Какое ТС лучше использовать?

Инспекторы могут попытаться признать мобильный офис в качестве обособленного подразделения (филиала, представительства). В данном случае большую роль играет вид используемого фирмой ТС.

Для целей налогообложения под обособленным понимается любое территориально обособленное подразделение фирмы, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения таковым производится независимо от отражения (неотражения) факта его создания в учредительных или иных организационно-распорядительных документах компании, а также от полномочий, которыми оно наделяется. Местом нахождения обособленного подразделения российской организации признается место ведения ее деятельности через данную структуру*(1). При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

Заметки на полях. Создавая обособленные подразделения, не являющиеся филиалом или представительством, фирма должна сообщить об этом в инспекцию в течение одного месяца со дня их создания. Если несколько обособленных подразделений находятся в одном городе, но на территории, подведомственной разным инспекциям, постановка на учет производится по месту нахождения одного из обособленных подразделений — по выбору самой компании (подп. 2 п. 2 ст. 23, п. 4 ст. 83 НК РФ).

Если компания использует в качестве мобильного офиса самоходную технику, то шансы признания контролерами данных объектов в качестве обособленного подразделения весьма невелики. Ведь фирма создает мобильный офис именно для того, чтобы вести деятельность, не задерживаясь долго на одном месте. Когда сотрудник мобильного офиса выполняет работу, носящую разъездной характер на основании трудового или иного договора, а продолжительность работы в одном населенном пункте составляет не более одного месяца и не предполагает создания стационарного рабочего места, то образования обособленного подразделения не происходит. В данном случае фирма вправе не ставить мобильный офис на учет в налоговой инспекции по месту его деятельности*(2).

Кроме того, ТС, используемое по назначению (для производственной деятельности, направленной на получение дохода), не обладает признаками обособленного структурного подразделения*(3). Местом нахождения ТС признается место его государственной регистрации либо место нахождения (жительства) собственника*(4).

Если же в качестве мобильного офиса фирма будет использовать несамоходное ТС, инспекторы имеют больше шансов признать такой объект обособленным подразделением. Причем это относится и к случаям, когда объект изначально не предназначен для бизнес-целей. Показателен пример использования бытовых вагончиков для проживания строителей-вахтовиков*(5). Действующее законодательство не содержит требования о том, что обособленное подразделение организации должно обязательно находиться в здании или капитальном сооружении. Поэтому обособленным подразделением может быть признан практически любой стационарный объект, по месту которого оборудованы рабочие места (палатка, ангар, бытовой вагончик).

Кроме того, в соответствии с сохраняющими силу до настоящего времени Основными положениями о вахтовом методе организации работ*(6) местом работы при вахтовом методе считаются сами объекты (участки), на которых происходит непосредственная трудовая деятельность. Рабочим местом будет признаваться место, где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя*(7). По этой причине рабочим местом при вахтовом методе может признаваться именно расположенный на участке бытовой вагончик, в который работник должен прибыть в связи с его работой, а не конкретный участок объекта, где он должен выполнять свои трудовые функции.

Подтверждаем работу мобильного офиса

Рекомендуем фирмам, использующим в своей деятельности мобильные офисы, несколько несложных правил, которые помогут избежать конфликтов с инспекторами.

Во-первых, нужно всячески избегать проявления в деятельности мобильного офиса признаков стационарности. Его работа должна быть спланирована таким образом, чтобы он не задерживался более месяца в одном и том же населенном пункте или районе города, подведомственном одной налоговой инспекции. Желательно не размещать мобильный офис в вагончиках/трейлерах или в ТС, утративших способность к самостоятельному передвижению.

Во-вторых, не следует отражать во внутренних документах компании факт оборудования в мобильных офисах постоянных рабочих мест. Такие понятия, как «создание рабочего места» и «оборудование рабочего места», юридически неравнозначны. Не всякое созданное рабочее место можно признать оборудованным с момента его создания. Поэтому целесообразно утвердить внутреннее положение компании, содержащее требования к оборудованию рабочего места сотрудника мобильного офиса (см. образец 1).

Образец 1. Фрагмент требований к оборудованию рабочего места сотрудника мобильного офиса

«Стол для работы сотрудника мобильного офиса должен соответствовать следующим требованиям: минимальная ширина столешницы — 500 мм, свободная площадка для заметок 300 x 400 мм. Высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм (). Рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной не менее 500 мм, глубиной на уровне колен — не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног — не менее 650 мм.

Рабочее кресло (стул) должно включать следующие основные элементы: сиденье, спинку и подлокотники. В качестве дополнительных элементов могут быть подголовник и подставка для ног. Кресло должно быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Конструкция должна обеспечивать: регулировку высоты поверхности сиденья в пределах 400-550 мм и углов наклона вперед до 15° и назад до 5°; возможность вращения на 180-360° (вокруг вертикальной оси опорной конструкции кресла с фиксацией в нужном положении), ширину и глубину поверхности сиденья не менее 400 мм, высоту опорной поверхности спинки , ширину — не менее 380 мм и радиус кривизны горизонтальной плоскости — 400 мм, угол наклона спинки в вертикальной плоскости в регулируемых пределах 95-110°, стационарные или съемные подлокотники длиной не менее 250 мм и шириной 50-70 мм.

На рабочем месте сотрудника должны находиться: настольная лампа, персональный компьютер или ноутбук, принтер, сканер, копировальный аппарат (ксерокс), телефон или факс, поддоны, стойки или иные приспособления для хранения документов, машина для уничтожения документов, корзина для бумаг».

Одно или несколько из предусмотренных в документе требований окажутся фактически не выполненными, что позволит признать такое рабочее место недооборудованным. В идеале имеющие место недостатки в оборудовании рабочего места должны быть такими, чтобы не затруднить проведение регулярной аттестации рабочего места и не повлечь санкции уже со стороны трудовой инспекции. В настоящее время оценка соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда включает в себя: оценку соответствия условий труда гигиеническим нормативам, оценку травмоопасности рабочих мест, оценку обеспеченности работников системами индивидуальной защиты, комплексную оценку условий труда на рабочих местах*(8). При этом факт аттестации рабочего места на признание подразделения обособленным не влияет.

На практике известны случаи, когда для целей налогообложения признавались обособленными подразделениями помещения, по площади и условиям не соответствующие требованиям, предъявляемым законодательством к аттестации рабочих мест*(9). В связи с этим руководству организации нецелесообразно игнорировать требования к месту размещения сотрудника (включая требования к занимаемому им столу и стулу). А вот на чем-то из необходимой оргтехники можно и «временно сэкономить».

Обратите внимание, что факт оборудования рабочего места может подтверждаться в том числе и документами о материальной ответственности с указанием конкретного имущества, вверяемого работнику.

В-третьих, несмотря на прямой законодательный запрет для проверяющих обращать внимание на факт отражения в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации решения о создании обособленного подразделения*(10), все же не следует прописывать в собственной документации мобильный офис как филиал или представительство. В подписанных в мобильном офисе договорах следует указывать реквизиты основного офиса компании.

Помните, что признаком создания рабочего места является не только факт его оборудования, но и обеспечение возможности работодателя контролировать деятельность находящихся там сотрудников. О наличии такого контроля может свидетельствовать установка в мобильном офисе средств постоянного видеонаблюдения или аудиозаписи. В должностных инструкциях для сотрудников мобильного офиса не следует делегировать одному из них функции по контролю трудовой деятельности остальных. Это также может быть расценено как наличие контроля со стороны работодателя.

В целом по возможности взаимоотношения с сотрудниками, представляющими интересы компании через мобильный офис, целесообразно оформлять гражданско-правовыми, а не трудовыми договорами (например, это могут быть договоры поручения, подряда и прочее). При этом текст документа должен максимально затруднять его возможную переквалификацию в трудовой договор (см. образец 2).

Образец 2. Фрагмент соглашения с сотрудником мобильного офиса на примере договора поручения на поиск контрагента

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. На основании настоящего Договора Доверитель поручает Поверенному осуществить поиск контрагента для заключения от имени и за счет Доверителя возмездного договора (указать наименование договора) и заключить указанный договор.
За выполнение поручения по настоящему Договору Доверитель выплачивает Поверенному вознаграждение в размере, установленном настоящим Договором.
1.2. Договор, подлежащий заключению Поверенным во исполнение поручения по настоящему Договору, должен содержать следующие условия:
— _________________________________________________________________________ ____________;
— _________________________________________________________________________ ____________.
1.3. Поверенный гарантирует отсутствие договорных и иных отношений с лицами, которые могли бы оказать влияние на исполнение настоящего Договора. Поверенный гарантирует свою независимость и объективность в ходе исполнения настоящего Договора.
1.4. Поручение по настоящему Договору исполняется по месту нахождения Поверенного (г. _________).
1.5. Поверенный является коммерческим представителем в смысле ст. 184 Гражданского кодекса Российской Федерации.
1.6. Поручение считается выполненным Поверенным в случае подписания Сторонами Акта сдачи-приемки работ.

Помните, что для признания подразделения обособленным ряд факторов не имеет принципиального значения. Так, неважно, находится ли помещение или ТС, на базе которого оборудован мобильный офис, в собственности компании либо она арендует его у специализированной организации или даже у своего собственного работника. Неважно, кто понес расходы по оборудованию рабочих мест: сам работодатель или организация-арендодатель.

Не принимается в расчет периодичность появления на рабочем месте сотрудников. Обособленное подразделение признается таковым в момент создания необходимых условий для его работы, а не с момента начала фактической деятельности. Подтверждение факта выполнения в обособленном подразделении трудовых обязанностей работниками необходимо лишь для квалификации действия компании через данную структуру, но не для подтверждения самого факта создания обособленного подразделения. Соответственно, приостановление деятельности (даже на длительный период) не влечет автоматической ликвидации обособленного подразделения.
Не имеет правового значения форма организации работ (в т.ч. вахтовый метод или командировка)*(11).

Исходя из действующего законодательства, для квалификации действия организации через обособленное подразделение, помимо территориальной обособленности, необходимо доказать факт выполнения там трудовых обязанностей работниками (т.е. лицами, состоящими с фирмой в трудовых правоотношениях)*(12). При этом не имеет принципиального значения, что место работы сотрудника указано в трудовом договоре как место нахождения головной организации, но фактически его трудовая функция выполняется им по месту нахождения обособленного структурного подразделения*(13). Также налоговое, финансовое ведомства и суды не обращают внимания на количество созданных рабочих мест и признают обособленными те подразделения, по месту нахождения которых оборудовано хотя бы одно рабочее место*(14). Хотя в Налоговом кодексе о рабочих местах четко говорится во множественном числе.

А. Зрелов,
член экспертного совета при Торгово-промышленной палате РФ
по совершенствованию налогового законодательства
и правоприменительной практики, к.ю.н.

«Актуальная бухгалтерия», N 11, ноябрь 2013 г.